Résumé du poste

• Effectue des tâches de bureau : recherche, numérisations, organisation et
  maintient à jour les dossiers numériques (réseau), classement de dossiers,
  photocopies, archivage, entrée de données, etc. ;
• Crée et remplit des tableaux, formulaires et rapports et met à jour les tableaux de chiffriers électroniques. Effectue la comptabilisation de données statistiques ;
• Effectue la mise en page de documents et procède à l’impression ;
• Collabore à la rédaction ou à la préparation de divers documents notamment tel que : les demandes de prix, les projets d’appel d’offres, les lettres, les projets de constat d’infraction, etc. ;
• Offre un support pour les envois postaux relatifs (plier, insérer, coller, étiqueter et timbrer) ainsi qu’à l’envoi des comptes de taxes annuelles et complémentaires ;
• Obtient des prix ou des offres pour les dépenses courantes et effectue les commandes suite à l’approbation du responsable budgétaire ;
• Assure le suivi auprès des fournisseurs, complète les bons de commande et assure le suivi des budgets en collaboration avec le service concerné ;
• Assure la comptabilisation hebdomadaire des factures à payer ;
• Assure la comptabilisation quotidienne des dépôts SPC – paiement de taxes des citoyens par internet ;
• Prépare et tient à jour les dossiers d’investissements : procède aux copies des factures et complète des tableaux de registres Excel ;
• Prépare le dépôt hebdomadaire ;
• Classe divers documents relatifs au département des finances ;
• Aide à la préparation du budget annuel et du dossier comptable de fin d’exercice ;
• Reçoit les appels et organise les rendez-vous pour le service de lavage d’embarcations selon un horaire préétabli ;
• Collabore, au besoin, avec le concepteur à l’élaboration et à l’amélioration de la plate-forme Web de la station de lavage de bateaux ;
• Effectue les encaissements des clés en retards ou perdues pour la plate-forme Web de la station de lavage et saisie dans PG Territoire les données relatives aux vidanges de fosses et aux contrats d’entretien des éléments épurateur ;
• Met à jour les inscriptions à la liste électorale et du vote par correspondance des non-résidents (cartable de procurations), met à jour les cartables et le tableau chiffrier électronique des règlements et d’amendements d’urbanisme ainsi que des procès-verbaux des réunions du CCU ;
• Offre du support pour l’utilisation des logiciels informatiques et les équipements de bureautiques ;
• Offre un support à la réception et remplace la réceptionniste occasionnellement ;
• Effectue toutes autres tâches connexes.

Exigences et conditions

• DEP en secrétariat
• Expérience de 2 ans
• Maîtrise de la suite Microsoft Office, du logiciel AccèsCité Territoire et PG
  Mégagest, un atout
• Connaissances et expérience en urbanisme et en comptabilité, un atout
• Gestion des urgences et des priorités
• Souci du détail, aptitudes mathématiques, autonome, méthodique, bon esprit
  d’équipe
• Faire preuve d’initiative et avoir une bonne capacité d’adaptation

Avantages sociaux

• Assurances collectives
• Termine à midi le vendredi
• Augmentation annuelle selon la convention collective