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Zone Emploi Offres d’emploi Secrétaire multiservices (Services de l’urbanisme, des travaux publics et des finances)
Affichée le 29 mai 2024

Secrétaire multiservices (Services de l’urbanisme, des travaux publics et des finances)

Secrétaire multiservices (Services de l’urbanisme, des travaux publics et des finances) En présentiel
La Macaza
Temps plein
Selon la convention collective
Municipalité de La Macaza

La Macaza

Salaire: Selon la convention collective

Type d’emploi: Temps plein

Durée: Permanent

Horaire: 35 heures par semaine

Date de début de l’emploi: Dès que possible

https://www.munilamacaza.ca/
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Résumé du poste

  • Effectue des tâches de bureau : recherche, numérisations, organisation et
    maintient à jour les dossiers numériques (réseau), classement de dossiers,
    photocopies, archivage, entrée de données, etc. ;
  • Crée et remplit des tableaux, formulaires et rapports et met à jour les tableaux de chiffriers électroniques. Effectue la comptabilisation de données statistiques ;
  • Effectue la mise en page de documents et procède à l’impression ;
  • Collabore à la rédaction ou à la préparation de divers documents notamment tel que : les demandes de prix, les projets d’appel d’offres, les lettres, les projets de constat d’infraction, etc. ;
  • Offre un support pour les envois postaux relatifs (plier, insérer, coller, étiqueter et timbrer) ainsi qu’à l’envoi des comptes de taxes annuelles et complémentaires ;
  • Obtient des prix ou des offres pour les dépenses courantes et effectue les commandes suite à l’approbation du responsable budgétaire ;
  • Assure le suivi auprès des fournisseurs, complète les bons de commande et assure le suivi des budgets en collaboration avec le service concerné ;
  • Assure la comptabilisation hebdomadaire des factures à payer ;
  • Assure la comptabilisation quotidienne des dépôts SPC – paiement de taxes des citoyens par internet ;
  • Prépare et tient à jour les dossiers d’investissements : procède aux copies des factures et complète des tableaux de registres Excel ;
  • Prépare le dépôt hebdomadaire ;
  • Classe divers documents relatifs au département des finances ;
  • Aide à la préparation du budget annuel et du dossier comptable de fin d’exercice ;
  • Reçoit les appels et organise les rendez-vous pour le service de lavage d’embarcations selon un horaire préétabli ;
  • Collabore, au besoin, avec le concepteur à l’élaboration et à l’amélioration de la plate-forme Web de la station de lavage de bateaux ;
  • Effectue les encaissements des clés en retards ou perdues pour la plate-forme Web de la station de lavage et saisie dans PG Territoire les données relatives aux vidanges de fosses et aux contrats d’entretien des éléments épurateur ;
  • Met à jour les inscriptions à la liste électorale et du vote par correspondance des non-résidents (cartable de procurations), met à jour les cartables et le tableau chiffrier électronique des règlements et d’amendements d’urbanisme ainsi que des procès-verbaux des réunions du CCU ;
  • Offre du support pour l’utilisation des logiciels informatiques et les équipements de bureautiques ;
  • Offre un support à la réception et remplace la réceptionniste occasionnellement ;
  • Effectue toutes autres tâches connexes.

Exigences et conditions

  • DEP en secrétariat
  • Expérience de 2 ans
  • Maîtrise de la suite Microsoft Office, du logiciel AccèsCité Territoire et PG
    Mégagest, un atout
  • Connaissances et expérience en urbanisme et en comptabilité, un atout
  • Gestion des urgences et des priorités
  • Souci du détail, aptitudes mathématiques, autonome, méthodique, bon esprit
    d’équipe
  • Faire preuve d’initiative et avoir une bonne capacité d’adaptation

Avantages sociaux

  • Assurances collectives
  • Termine à midi le vendredi
  • Augmentation annuelle selon la convention collective

Comment postuler?