Résumé du poste

1. ACCUEIL ET TÉLÉPHONE

• Accueillir les familles et les visiteurs se présentant au Centre de pédiatrie sociale de façon courtoise et attentionnée et diriger les personnes et demandes aux personnes responsables
• Recevoir et acheminer les appels téléphoniques, les courriels et le courrier
• Suivre rigoureusement le protocole d’accueil en vigueur dans toutes les interventions téléphoniques et en personne
• Gérer les prises et confirmation de rendez-vous des familles et des intervenants (et des membres de l’équipe, au besoin)

2. GESTION DES DOSSIERS MÉDICAUX

• Ouvrir les nouveaux dossiers (physiques et électroniques)
• Classer et tenir les dossiers en ordre et à jour
• Envoyer les différentes demandes de consultations et de renseignements et en faire le suivi
• Mettre en place des outils de suivi
• Assurer la gestion des demandes de renouvellement de prescription, des examens de laboratoire, etc.
• Tenir à jour l’inventaire des fournitures médicales
• Désinfecter les outils médicaux et la salle d’examen.

3. GESTION DES BÉNÉVOLES

• Accueillir les candidats désirant devenir bénévole, et discuter de leur intérêt envers le CPSCAL, et ce, selon la politique en place
• Compiler les heures effectuées par les bénévoles
• Contacter les bénévoles, et effectuer le suivi avec eux à propos des activités des enfants du Centre
• Augmenter l’impact positif de la présence de bénévoles au Centre, sans qui, bon nombre d’activités seraient difficiles ou impossibles à réaliser.

4. AUTRES TÂCHES CONNEXES

• Effectuer du traitement de texte et de l’entrée de données, collaborer à des événements spéciaux, tenir à jour le matériel de bureau. Préparer les collations, effectuer divers achats (collations, matériel de bureau, matériel pour le bricolage, etc.)
• Participer aux rencontres d’équipe.

Exigences et conditions

• Diplôme en secrétariat, secrétariat médical, administration, intervention (TES, TS, etc.) OU toute combinaison d’études et d’expérience pertinente au poste.
• Expérience en tant que responsable à l’accueil (dans le secteur communautaire serait un atout).
• Expérience auprès d’une population vulnérable (un atout).
• Au moins deux ans d’expérience auprès de ressources bénévoles (un atout).

Avantages sociaux

Trois semaines de vacances après un an
Douze (12) congés fériés chômés et payés
Vacances de Noël : Du 24 décembre au 02 janvier inclus, journées chômées et payées.
Possibilité de cotiser à un REER
Cinq (5) journées maladie par an
Deux journées congé personnel aux 6 mois