Résumé du poste

Service à la clientèle

• Accueillir chaleureusement les visiteurs dès leur arrivée à l’entreprise, en offrant une assistance pour les orienter et répondre à leurs questions.
• Répondre aux appels téléphoniques entrants de manière professionnelle et amicale, en utilisant le protocole téléphonique de l’entreprise.
• Identifier et filtrer les appels en fonction de leur nature, en redirigeant les appels vers les départements ou les personnes appropriés.
• Prendre des messages précis et complets pour les personnes indisponibles, en notant les détails pertinents comme le nom de l’appelant, le numéro de téléphone, le motif de l’appel et l’urgence.
• Gérer les demandes de renseignements des clients et des visiteurs, en fournissant des informations de base sur l’entreprise, les heures d’ouverture et les procédures générales.
• Respecter les politiques de sécurité de l’entreprise, en contrôlant l’accès des visiteurs et en suivant les procédures en cas d’urgence.

Tâches administratives

• Maintenir un environnement d’accueil propre et organisé, en veillant à ce que la zone de réception soit bien rangée et accueillante.
• Collaborer avec les autres membres du personnel pour résoudre les problèmes de manière efficace et assurer une communication fluide.
• Mettre à jour les répertoires téléphoniques et les listes de contacts régulièrement pour garantir leur exactitude.
• Assister les autres départements avec diverses tâches administratives, telles que la gestion du courrier entrant et sortant, la prise de rendez-vous, etc.

Exigences

Formation et expérience

• DEP en secrétariat
• Expérience pertinente dans un poste de réceptionniste et de service à la clientèle
• Expérience dans le domaine des assurances (un atout)

Aptitudes clés

• Excellent sens de l’organisation
• Polyvalence et capacité d’effectuer plusieurs tâches à la fois
• Minutie et sens de la planification
• Grand sens du service à la clientèle et haut niveau de maîtrise de soi
• Aisance à travailler dans un environnement informatisé
• Capacité en mettre en priorité les tâches
• Capacité à travailler en équipe
• Capacité à transmettre et à communiquer clairement des informations
• Serviable et courtoise
• Excellente capacité à gérer son stress

Autres exigences

• Excellent français parlé et écrit, capacité de rédaction et de révision linguistique
• Connaissance de base de l’anglais parlé