Résumé du poste

NATURE DU TRAVAIL

En plus des tâches définies à la classe d’emplois de secrétaire, le rôle principal et habituel de la personne salariée de cette classe d’emplois consiste à travailler en collaboration avec une ou plusieurs personnes en exerçant, de façon relativement autonome, des tâches de secrétariat de nature complexe.

ATTRIBUTIONS CARACTÉRISTIQUES

La personne salariée de cette classe d’emplois répond aux demandes de renseignements sur le suivi des dossiers et des réunions, les politiques, la réglementation ou autres sujets reliés aux tâches dont elle s’acquitte et, au besoin, effectue des rappels; elle transmet la documentation pertinente; elle examine le courrier, recherche, recueille et agence les renseignements pertinents; dans les limites de sa fonction, prépare un projet de réponse, achemine le tout à la personne concernée et en assure le suivi; elle prépare la synthèse des problèmes et questions complexes avant de les transmettre à la personne concernée.

Elle reçoit la personne qui se présente à son unité administrative, fournit l’information relevant de sa compétence ou la réfère à la personne concernée; elle gère, selon les instructions reçues, l’agenda de la ou des personnes pour qui elle travaille.

Elle voit à l’organisation matérielle des réunions, s’assure de la préparation de la salle et la commande de buffet, convoque les participants, prépare les dossiers nécessaires, rédige selon les instructions reçues un projet d’ordre du jour en fonction des sujets recueillis et, au besoin, assiste à ces réunions et rédige un projet de compte rendu ou de procès-verbal.

Elle rédige, à partir d’indications sommaires, des notes de service ou des communiqués; elle participe à l’élaboration du système de classement; elle archive les documents de son secteur selon la politique en vigueur.

Elle utilise un ordinateur et les divers logiciels nécessaires à l’exécution de ses travaux tels que traitement de texte, bases de données, tableurs et programmes maison; elle effectue des recherches sur Internet; elle fait le suivi du courrier électronique. Elle peut être appelée à apporter une aide ponctuelle à des collègues pour l’utilisation de logiciels et programmes propres à leur travail commun.

Elle peut être appelée à initier au travail les nouvelles ou nouveaux secrétaires de gestion ainsi qu’à coordonner le travail du personnel de soutien.

Au besoin, elle accomplit toute autre tâche connexe.

La personne occupant ce poste aussi est responsable des dossiers suivants :
-Application de la politique linguistique et de la nouvelle orthographe dans les communications;
– Vérification de la mise en page et de l’orthographe des politiques;
– Suivi des collectes d’informations demandées par le Ministère (CollectInfo).

Exigences et conditions

QUALIFICATIONS REQUISES
Scolarité et expérience
Être titulaire d’un diplôme d’études professionnelles en secrétariat ou être titulaire d’un diplôme de 5e année du secondaire ou être titulaire d’un diplôme ou d’une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente, et avoir quatre (4) années d’expérience pertinente.

Autre exigence
Avoir des connaissances en bureautique. Les candidats et candidates sélectionnés devront réussir les tests du centre de services scolaire portant sur des logiciels; traitement de texte et tableur et le test de français (résultat minimal exigé pour chaque test : 60 %).

Avantages sociaux

Avantages de travailler avec nous:
Milieu collaboratif
Accessibilité à du perfectionnement continu
Avantages sociaux compétitifs
Minimum de vingt (20) jours de vacances annuellement
Près de deux (2) semaines de congé durant la période des fêtes
Salaire horaire entre 22,54$ et 26$, selon expérience
Programme d’aide aux employés
Régime de retraite à prestations déterminées
Régime d’assurances collectives