Description sommaire de la fonction

Remplacement d’une durée indéterminée

Sous l’autorité du greffier, en accord avec les politiques municipales et en fonction des besoins de son service,
la pe rsonne occupant ce poste doit :

• Finaliser les procès-verbaux et règlements et faire la mise à jour des livres qui les contiennent;
• Confectionner et mettre à jour les index de concordance des livres de procès-verbaux et règlements;
• Effectuer la mise à jour du site Web pour son service;
• Effectuer les extraits de procès-verbaux pour les dossiers des directeurs de service;
• Assurer le suivi de toutes les résolutions adoptées par le conseil et rédiger la correspondance à cet effet;
• Procéder à l’ouverture des dossiers, du classement et à l’archivage;
• Procéder à l’ouverture du courrier et à son traitement (inscription date, classification, copie des documents et transmission aux services ou personnes concernées, faire un accusé réception, etc.);
• Rédiger des documents et du courrier à la demande du directeur général, du greffier ou du directeur général adjoint et de la mairie;
• Rechercher les documents ou dossiers pour les différents services de la Ville;
• Préparer les avis publics et procéder à l’affichage et suivi, après validation par le greffier;
• Préparer les documents pour les séances et les réunions du conseil;
• Exécuter toute autre tâche demandée par le greffier ou directeur général adjoint, et occasionnellement, par le directeur général;
• Effectuer toute autre tâche connexe de même nature et en relation directe avec cet emploi.

Exigences et qualités requises

• Doit posséder un DEP en secrétariat ou DEC en techniques de bureautique ou l’équivalent;
• Avoir un minimum de trente (30) mois d’expérience dans le domaine;
• Excellente maitrise du français parlé et écrit;
• Maitrise des logiciels de la suite Office (Word, Excel et Outlook);
• Débrouillardise, autonomie et discrétion, capacité à travailler sous pression;
• Bonne connaissance du monde municipal serait un atout;
• Expérience dans un emploi similaire serait un atout.

Date limite pour postuler: Mardi 8 août 2023